Организация удалённой работы в период кампании по противодействию распространению коронавируса
Указ Президента РФ от 25.03.2020 N 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней»
С 30 марта по 3 апреля 2020 г. установлены нерабочие дни с сохранением за работниками заработной платы. Однако многие работодатели переводят работников на удаленную работу. Законно ли это? Да, законно. Такой режим работы рекомендуется Минтрудом всем работодателям. Трудовой кодекс позволяет организовывать работу на дому, если производственные условия позволяют. То есть, если у сотрудника есть необходимые ресурсы для того, чтобы выполнять свою работу из дома или предприятие может его Так же надо помнить, что нерабочие дни не относится к выходным или нерабочим праздничным дням, поэтому оплата производится в обычном, а не повышенном размере (Разъяснения Минтруда).
Организация удаленной работы включает в себя разработку графика работы, способов обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, определения возможностей работников выполнять работу на дому.
Для временного перевода на удаленную (дистанционную) работу необходимо получить согласие работников на перевод. Для этого надо издать приказ и ознакомить с ним всех работников, которые переводятся на «удаленку». Запись о согласии можно сделать в самом приказе (Разъяснения Минтруда).
Пример. Приказ о временном переводе на дистанционную работу
ООО «Альфа»
ПРИКАЗ
о временном переводе на дистанционную работу
19.03.2020 N 23
В связи с введением Указом Мэра от 05.03.2020 N 12-УМ режима повышенной готовности в г. Москве и рекомендациями Минтруда, приказываю:
1.С 23.03.2020 и до отмены режима повышенной готовности в г. Москве перевести на дистанционную работу:
начальника отдела кадров Фролова Н.С.;
главного бухгалтера Никанорову Е.А.;
бухгалтера Клементьеву Л.В.;
юриста Карамзина К.М.;
менеджера Потапова А.Н.;
инженера Смирнова С.С.
2.Системному программисту Жихловину П.А. обеспечить техническую возможность дистанционной работы указанных в п. 1 настоящего Приказа сотрудников с 23.03.2020.
3.Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. до 21.03.2020 разъяснить указанным в п. 1 настоящего Приказа сотрудникам их права и обязанности в связи с переводом на дистанционную работу.
Генеральный директор Иванов Иванов И.И.
С приказом ознакомлен: системный программист Жихловин Жихловин П.А.
19.03.2020
С приказом ознакомлены, с переводом на дистанционную работу согласны:
начальник отдела кадров Фролов Фролов Н.С.
19.03.2020
главный бухгалтер Никанорова Никанорова Е.А.
19.03.2020
и т.д ….
ВНИМАНИЕ! В связи с переводом на удаленную работу оклады работников уменьшать нельзя.
Как следует из разъяснений Разъяснения Минтруда, запись о переводе в трудовых книжках делать и сдавать СЗВ-ТД не надо.
Взносы и НДФЛ с выплат сотруднику, работающему удаленно, платите как обычно.
Дополнительная информация
Как работодателю организовать работу в неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина из-за коронавируса COVID-19)
Выбор вами мер зависит от многих факторов, в том числе — вашей финансовой ситуации. Это может быть: перевод работника на дистанционную работу с сохранением оплаты, оформление простоя (если обеспечить работой не получается). Отправить работника в отпуск не по графику без его согласия нельзя. То же самое касается отпусков без сохранения зарплаты — направлять в одностороннем порядке вы не имеет права. Ниже указаны возможные риски таких мероприятий: незаконные действия могут спровоцировать всплеск обращений ваших работников в трудинспекцию и, как следствие, повлекут за собой позднее внеплановые проверки, штрафы, а также возможные суды по восстановлению на работе с оплатой вынужденного прогула.
Если работник оформил больничный, в том числе из-за карантина, допускать его к работе нельзя (даже на дому) — у вас будут проблемы с оплатой больничного.
Если работник изолирован дома, то, например, согласовать необходимые документы можете по электронной почте, а подписать их уже по выходу на работу.
Оглавление:
1. Нужно ли издавать приказ по компании о работе организации во время карантина
3. Нужно ли ввести простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации
5. Можно ли отправить работника в вынужденный отпуск из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации
7. Можно ли уволить работника при неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантине)
1. Нужно ли издавать приказ по компании о работе организации во время карантина
Нет, но рекомендуем это сделать.
Издание отдельного приказа поможет вам не только систематизировать все меры, которые вы планируете предпринять в отношении работников.
С его помощью вы можете назначить ответственных лиц: за оформление кадровых документов, обмен ими с работниками, другие кадровые операции.
В приказ может быть включена другая важная информация: очередность перевод на удаленную (дистанционную) работу, простой отдельных подразделений (работников), особенности посещения офиса во время карантина (если это необходимо), возможность согласования индивидуальных графиков работы и другие особенности организации вами работы в этот период.
Разослав такой приказ по почте или разместив его в доступе ваших сотрудников вы также можете оперативно уведомлять работников обо всех мерах, которые вы предпринимаете в связи с текущей ситуацией.
2. Как перевести на дистанционную работу из дома из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (коронавируса COVID-19)
Оформите перевод работника на дистанционную работу из дома, если у вас есть такая возможность и вы и работник согласны на это. По закону вы не обязаны это делать, если против. Кто в первую очередь перейдет на удаленную работу, решайте сами (в зависимости от ваших производственных потребностей) — ни у каких работников по закону нет приоритета на первоочередной перевод на дистанционную работу. Например, не имеет значения, что работник многодетный.
Как оформить такой перевод — законом не урегулировано. Предлагаем вам:
- составить в произвольной форме приказ о том, что предоставляете работникам возможность работы из дома;
- подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с учетом ст. 72 ТК РФ с каждым переводимым на удаленную работу работником. Обозначьте в нем все ключевые моменты по взаимодействию с работником, выполнению работы.
Учтите, что перевод работника на дистанционный труд не является основанием для снижения ему заработной платы (законом это не предусмотрено и может повлечь для вас риски). Единственное — вы можете согласовать с работником, что он будет работать неполное рабочее время, тогда оплачивайте его работу пропорционально отработанному времени (выполненному объему). Важно: если работник будет работать дома на своем оборудовании, то нужно платить компенсацию за его использование (ее размер определяете по соглашению, минимальный размер законом не установлен). Это следует из ч. 1 — 3 ст. 93, ст. 188, ч. 1 — 3 ст. 312.1, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ.
3. Нужно ли ввести простой из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации
Да, если вы не можете обеспечить работников работой и при этом нет оснований для их отпусков (они возможны только по согласию работника), увольнения.
Таким образом, когда у вас нет возможности перевести работников на удаленную работу и продолжать работу в офисе (на производстве), объявляйте простой, то есть временную приостановку работы по не зависящим от вас и работника причинам. Во время простоя работники не будут выполнять свои обязанности.
Простой вы можете ввести в отношении как всей организации, так и отдельных подразделений, работников. Запрет на это законом не установлен.
Порядок оформления законом не регламентирован, на практике, в частности, оформляют приказ о введении простоя, фиксируют простой в табеле учета рабочего времени.
Советуем во всех случаях введения простоя (независимо от того, приостанавливаете вы деятельность всей организации либо некоторых подразделений, работников) уведомить об этом орган службы занятости письменно в течение трех рабочих дней после издания приказа о простое (п. 2 ст. 25 Закона о занятости, п. 6 Письма Роструда от 19.03.2012 N 395-6-1). Форма такого уведомления произвольная (нормативной нет).
Время простоя из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации вам нужно оплачивать в размере 2/3 тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
См. также: Как оплачивать больничный лист за время простоя
4. Могут ли работать те, кто изолирован на дому для предотвращения угрозы распространения вирусной инфекции (на карантине)
Да, они могут работать дистанционно (за исключением тех, кто оформил больничный).
Как мы писали ранее, работников можно временно перевести на дистанционную работу из дома (если у вас есть такая возможность). Изоляция на дому, в том числе по предписанию контрольных органов, этому не помеха.
Но если работник оформил больничный, в том числе из-за карантина, рекомендуем предупредить его о недопустимости работы во время больничного (не допускать его к работе). Так вы, как минимум, избежите споров с ФСС РФ по выплате пособия. Дело в том, что за дни работы во время больничного работнику нужно выплатить зарплату (законом не предусмотрены случаи неоплаты рабочего времени работника).
Но выплата одновременно и пособия по временной нетрудоспособности, и зарплаты не предусмотрена законом, поскольку пособие призвано возместить утраченный заработок, когда работник не может трудиться (ст. 183 ТК РФ, ч. 1 ст. 1.3 Закона N 255-ФЗ). А если он не утрачен, то выплата пособия за счет ФСС РФ может быть признана излишней. Это подтверждается судебной практикой (см., например, Определение Верховного Суда РФ от 22.08.2017 N 303-КГ17-10708, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 10.04.2017 N Ф03-969/2017).
См. также:
Может ли работник работать во время больничного
Как оплачивается больничный лист при карантине
5. Можно ли отправить работника в вынужденный отпуск из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации
Нет, как правило, нельзя, если работник против.
Независимо от эпидемиологической ситуации нужно отправить в ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности по графику отпусков, поскольку график отпусков обязателен и для вас, и для работника. Особый случай — если вы хотите предоставить отпуск по частям или у работника есть право на отпуск в удобное время (например, у него трое детей младше 12 лет), вы должны будете согласовать даты отпуска с работником. Заставить работника взять ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика нельзя. Это следует из ч. 1, 2, 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2 ТК РФ.
Если работник согласен на перенос своего ежегодного отпуска на период эпидемии, предлагаем поступить так. Попросите его написать заявление на отпуск. Затем издайте приказ на отпуск и ознакомьте с ним работника минимум за две недели до начала отпуска (так вы выполните требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ), внесите изменения в график отпусков. Однако учтите, если во время ежегодного оплачиваемого отпуска работник заболеет, отпуск придется продлить или перенести на другой срок с учетом ч. 1 ст. 124 ТК РФ.
Нельзя заставить работника взять отпуск за свой счет. Он оформляется по заявлению работника (ст. 128 ТК РФ). Например, нельзя заставить взять такой отпуск вместо оформления и оплаты простоя. Если вы оформите работнику такой отпуск без его заявления, он может, в частности, обратиться в трудовую инспекцию с жалобой и к вам позже могут прийти с внеплановой проверкой на основании абз. 4 ч. 7 ст. 360 ТК РФ. Это, в свою очередь, может повлечь для вас риски.
6. Можно ли временно перевести работника на другую работу из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации
Да, но в некоторых случаях только с согласия работника.
Временный перевод работника на другую работу без его согласия допускается в исключительных ситуациях — в частности, если есть угроза жизни или нормальным условиям жизни хотя бы части населения. Перевод возможен на срок до одного месяца для предотвращения таких ситуаций или устранения их последствий. Также перевод на срок до одного месяца возможен в случае простоя, введенного из-за эпидемии, но уже для перевода на работу более низкой квалификации — вам все же потребуется письменное согласие работника. Платить в этом случае нужно по новой должности, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 2 — 4 ст. 72.2 ТК РФ).
Если работник не против временного перевода, оформите перевод дополнительным соглашением к трудовому договору с учетом абз. 3 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ (в том числе это можно сделать, если его согласие на перевод по закону не требуется).
В частности, временный перевод может понадобиться, чтобы работник мог работать дистанционно из дома, но его постоянная работа не позволяет это сделать в силу своей специфики. Например, менеджер по продажам с разъездным характером работы может быть временно переведен на должность оператора колл-центра с условием о дистанционной работе (звонки клиентам будет совершать из дома).
7. Можно ли уволить работника при неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантине)
Да, если есть законные основания для этого. При этом неблагоприятная эпидемиологическая ситуация (карантин) не является самостоятельным законным основанием увольнения.
Например, вы можете рассмотреть возможность увольнения работников по сокращению численности (штата) — по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Для этого вам нужно соблюдать специальную процедуру, в частности: об увольнении уведомить, как правило, за два месяца работников, а также службу занятости и профсоюз (если есть), предложить работникам подходящие вакансии, а если их нет или работник откажется от перевода, уволить его с выплатой выходного пособия. Это следует из ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 82, ч. 1 ст. 178, ч. 2 ст. 180 ТК РФ, абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона о занятости.
Учтите, что необоснованные увольнения, принуждения работников к увольнению могут повлечь риски.
См. также:
Как произвести увольнение работников по сокращению численности (штата)
Какие выплаты полагаются работникам при увольнении по сокращению
8. Какие есть риски при неправильной организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)
Возможны, в частности, следующие риски:
- административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, за то, что отправите работника в отпуск за свой счет без его согласия;
- административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, не оплатите время простоя или снизите работнику заработную плату из-за перевода на дистанционную работу;
- признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе с выплатой ему среднего заработка за все время вынужденного прогула — если необоснованно уволите работника. Это следует из абз. 1, 2 ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2;
- возмещение работнику морального вреда, судебных издержек. Это возможно при любых нарушениях прав работника (ч. 1 ст. 21, ст. 237, ч. 9 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
Как составить приказ об организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина из-за коронавируса COVID-19)
Составьте приказ в произвольной форме (нормативной нет). Он не обязателен, но поможет систематизировать все меры, которые вы планируете предпринять на период карантина. С помощью приказа можно назначить ответственных лиц, например: за оформление кадровых документов, обмен ими с работниками, оперативное уведомление работников о новых мерах в связи с карантином (например, по изоляции дома).
В приказе можете указать, в частности: кто перейдет на дистанционную работу, а кто отправится в простой, как будет организован обмен документами (например, с теми, кто работает удаленно).
Ознакомьте с приказом под подпись тех, для кого в нем есть поручения. А до остальных работников достаточно довести содержание приказа, например, вывесив его в общедоступном месте.
Оглавление:
1. Какую информацию указать в приказе об организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)
Составьте такой приказ в произвольной форме (нормативной нет). Укажите в нем все особенности работы вашей организации во время карантина, меры, которые вы планируете предпринять на этот период. В частности:
- перевод работников на дистанционную работу (если у вас есть такая возможность) — укажите, какие подразделения, работники в период карантина переводятся на удаленную работу. О том, как это прописать в приказе, расскажем ниже;
- объявление простоя — его нужно ввести, если из-за карантина вы временно не можете обеспечить работников работой и нет оснований для их отпусков (они возможны только с согласия работника) или увольнения. Например, если у вас кафе и из-за карантина нет посетителей. Вы можете ввести простой, не дожидаясь для этого особого распоряжения, например, главы вашего города или Роспотребнадзора;
- меры для тех, кто работает в обычном порядке, — укажите, какие подразделения, работники во время карантина будут работать, как и раньше (например, в офисе, на своих рабочих местах), какие меры безопасности они должны соблюдать. Например, ограничить перемещения между кабинетами, сразу сообщать о плохом самочувствии своему руководителю, измерять температуру тела перед началом рабочего дня и по его окончании. Если таких мер много, то можете поручить в приказе ответственному лицу подготовить о них отдельный документ;
- организация обмена документами во время карантина. Например, как в период карантина работникам, которые трудятся удаленно, передавать в отдел кадров листки нетрудоспособности, заявления об отпусках, какие особенности учесть при посещении офиса. Предложите, например, передавать сканы таких документов по электронной почте (а их оригиналы сохранить и представить позже);
- назначение ответственных лиц — укажите, кого назначаете ответственными, в частности: за оформление кадровых документов (в том числе, в связи с переводом на удаленную работу, простоем), обмен ими с работниками, за ознакомление с приказом всех работников, за исполнение приказа.
Можете включить и другую информацию (все зависит от того, какие меры вы решили предпринять на период карантина). Например, возможность работать неполный рабочий день (с учетом ч. 1 — 3 ст. 93 ТК РФ), изменить режим работы (в частности, начинать и заканчивать работу раньше, чтобы не оказываться в транспорте в часы пик), указать об отмене корпоративных мероприятий, которые вы ранее планировали, о временном закрытии столовой, буфета.
2. Как прописать в приказе информацию о переводе на дистанционную работу из-за неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)
В приказе рекомендуем перечислить подразделения, работников, которых переводите на дистанционную работу на период карантина. Если их много, можете оформить перечень в приложении к приказу. При этом не обязательно перечислять всех пофамильно, можете, например, указать, работники каких подразделений будут работать удаленно.
Также рекомендуем указать, в частности:
- очередность перевода — если переводите не одновременно всех, а в определенной последовательности. Отметим, что ни у каких работников по закону нет приоритета на первоочередной перевод на дистанционную работу. Например, не имеет значения, что работник многодетный. Очередность перевода вы определяете сами исходя из ваших потребностей;
- сроки перевода на дистанционную работу — вы можете обозначить конкретные даты или определить, например, срок окончания перевода событием (в частности, изданием особого распоряжения);
- поручения ответственным работникам. Например, специалисту по кадрам — оформить к трудовым договорам работников дополнительные соглашения о переводе на дистанционную работу.
Можете указать и другую информацию, которую посчитаете нужной. В частности, полезно будет прописать порядок действий в случае, если работник, которого перевели на удаленную работу, не выходит на связь (не отвечает на ваши электронные сообщения, звонки). Например, укажите, что это нужно зафиксировать актом, направить работнику по почте письмо (с требованием предоставить письменное объяснение) с описью вложения и уведомлением о вручении. Если выяснится, что работник не выходил на связь из-за халатного отношения к работе и вы решите привлечь его к дисциплинарной ответственности, указанные документы могут помочь доказать, что вы соблюли необходимую процедуру привлечения к ответственности.
Пример
В связи с угрозой распространения в городе Москве новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV), на основании Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 N 12-УМ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Организовать перевод на дистанционную работу работников следующих структурных подразделений:
отдел по работе с клиентами — на период с 23.03.2020 по 31.05.2020;
бухгалтерия — на период с 06.04.2020 по 31.05.2020;
иные структурные подразделения — по согласованию с непосредственным руководителем работника.
2.Специалисту по кадрам Е.П. Устиновой:
оформить к трудовым договорам работников подразделений, указанных в п. 1 настоящего приказа, дополнительные соглашения о переводе на дистанционную работу на указанные сроки;
если после перевода на дистанционную работу работник не выходит на связь (не отвечает на электронные сообщения и звонки своего непосредственного руководителя): составить об этом акт в присутствии свидетелей, направить работнику по почте письмо (с требованием предоставить письменное объяснение) с описью вложения и уведомлением о вручении.
3. В какой срок издать приказ об организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)
Срок издания такого приказа нормативно не определен. Рекомендуем издать его незамедлительно после того, как узнали о карантине и определились, как будете организовывать работу на его период.
Учтите, что действовать в условиях карантина нужно быстро. Поэтому очень важно как можно скорее определиться с указанными мерами и оформить приказ. Он позволит систематизировать эти меры и сориентировать ваших работников. Например, на основе этого приказа специалист по кадрам оперативно (в установленные вами в приказе сроки) подготовит документы о переводе работников на дистанционную работу, о простое.
Не переживайте, если что-то в приказе не учтете (так как не могли знать заранее) — вы можете потом издать об этом дополнительный приказ.
4. Как ознакомить работников с приказом об организации работы в условиях неблагоприятной эпидемиологической ситуации (карантина)
Порядок ознакомления работников с таким приказом нормативно не регламентирован. Ознакомьте с ним под подпись тех работников, для которых в приказе есть персональные поручения. Например, для специалиста по кадрам — довести до сведения всех работников информацию об особенностях их работы в период карантина.
Остальных работников не обязательно знакомить с приказом именно под подпись. Достаточно довести до них его содержание любым удобным способом. Например, можно разослать такой приказ по электронной почте, разместить на стенде в офисе, в корпоративной сети. Также можете оперативно уведомлять работников обо всех мерах, которые вы предпринимаете в связи с текущей ситуацией.
Если документ отсутствует в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс,
его можно заказать через сервис «Линия консультаций»
Тел.: +7(831) 418-58-74, e-mail: hotline@inform.plus